Un enfoque organizado y eficiente en la gestión de estas actuaciones no solo garantiza la fluidez del proceso, sino que también contribuye a la toma de decisiones informadas y al logro de resultados exitosos. En este artículo, exploraremos estrategias y buenas prácticas para gestionar las actuaciones de un expediente de manera efectiva.
¿Qué es una actuación?
Una actuación se refiere a cualquier acción judicial que habitualmente queda registrada en documentos formales, como providencias, autos, declaraciones, emplazamientos, notificaciones y otras diligencias. Estas acciones, debidamente autorizadas, conforman una parte fundamental del proceso legal, dejando una huella documentada que es esencial para el desarrollo coherente y justo de cualquier procedimiento judicial.
A la hora de gestionar un expediente, las actuaciones son sucesos clave a tener en cuenta cuando queremos gestionar el expediente y su proceso.
Para una gestión efectiva de las actuaciones, es importante controlar los siguientes aspectos:
- Concepto o nombre del suceso.
- Fecha de inicio: para el caso de un suceso puntual la fecha de inicio será la única fecha indicada.
- Fecha fin: indica el plazo máximo en el que se puede ejecutar la actuación. Es importante que el sistema notifique las fechas de vencimiento.
- Estado: controla si el suceso está por iniciar, en progreso, revisión o finalizado.
- Responsables: quienes serán los encargados de la ejecución del suceso.
- Prioridad: establece el grado de importancia o urgencia de la actuación.
Gestión de actuaciones en EasyLeapp Software
Lo primero que debes saber a la hora de gestionar las actuaciones con EasyLeapp Software es que éstas se controlan a través de las tareas de los expedientes.
Para cada actuación, se debe abrir una tarea relacionada al expediente en cuestión. A la hora de crear la tarea, deberás completar obligatoriamente el nombre de la tarea que corresponde al asunto de la actuación y la fecha de inicio. Los demás datos no son obligatorios y serán a elección del usuario para indicar el resto de los conceptos de la actuación (responsables, prioridad, fecha fin, descripción, etc.).
Comprensión del expediente
Las actuaciones forman parte del expediente, por lo que el primer paso para una gestión eficiente de estas es imprescindible comprender en profundidad el expediente con el que estamos tratando.
Esto implica revisar la información relevante, identificar los objetivos y establecer un marco temporal. Cuanto mejor se entienda el contexto, más preciso y eficiente será el proceso de gestión.
Planificación detallada
A la hora de definir la actuación, deberás tener en cuenta la fecha en la que debe ubicarse la tarea. Esto establecerá cada suceso en una línea temporal para planificar el desarrollo del expediente.
Cuando definas una actuación en el software, debes introducir obligatoriamente la fecha de inicio. La fecha de vencimiento es opcional. Si decides elegir fecha de inicio y vencimiento, deberás tener en cuenta que en el calendario aparecerá la actuación ubicada en la fecha de vencimiento elegida, ya que es el último día para terminarla o presentarla.
Dentro de la planificación de cada actuación, es útil marcar y definir una serie de pasos y requisitos específicos, así como tener en consideración posibles obstáculos y soluciones. En actuaciones más complejas, estos consejos pueden ayudar a un mejor desempeño y reducir posibles errores de ejecución.
Además, toda la información de las tareas (actuaciones) se verá reflejada automáticamente en el calendario de EasyLeapp, que, a su vez, podrás sincronizar con tu calendario de Google o Outlook.
Establecimiento de prioridades
No todas las actuaciones tienen la misma importancia.
Clasificar y establecer prioridades es esencial para asignar recursos y tiempo de manera adecuada. Identificar las tareas cruciales y las que pueden posponerse ayudará a evitar retrasos innecesarios y a enfocarse en lo que realmente importa.
Asignación de responsabilidades
Para situaciones en las que en una actuación trabajan más de una persona, existe la opción de definir a un comercial, que es el responsable de la tarea y a uno o varios seguidores. La diferencia entre ambos es que los comerciales o responsables recibirán las notificaciones y recordatorios con respecto a la actuación del expediente, mientras los seguidores no.
La designación de responsabilidades permite establecer claridad en los roles y en las expectativas de cada empleado. De esta forma, tendrán clara su función en el expediente y en cada suceso.
Seguimiento y control
Para expedientes más complejos, puedes hacer uso de los hitos que te ayudarán a definir un proceso o funnel a los que puedes relacionar las tareas. Por ejemplo, si un expediente de divorcio implica diferentes fases, cada una con diferentes tareas o sucesos. A través de los hitos podrás organizarlo de manera sencilla y visual.
Una herramienta muy útil para controlar los hitos y las tareas es el Diagrama de Gantt. El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
En EasyLeapp puedes utilizar el Diagrama de Gantt para ver las tareas de los expedientes relacionadas con los hitos, los responsables o los estados en las que se encuentran.
El establecimiento de hitos y el diagrama de Grantt son sistemas de seguimiento que facilitan el monitoreo del progreso de cada actuación y del expediente.
Una vez definidas las actuaciones, prioridades, tiempos, etc, es importante controlar y llevar un seguimiento efectivo de todo el proceso para evitar posibles desviaciones en la planificación y poder corregir errores o retrasos que puedan ocurrir.
Además, esto permite entender qué funciona y qué no, ayudando a analizar los resultados e identificar posibles áreas de mejora.
A la hora de planificar y desarrollar cualquier tipo de expediente hay que tener en cuenta que en el transcurso del tiempo es normal que ocurran cambios inesperados. Estar preparado para estos cambios y tener la capacidad de ser flexible y adaptarse ante los cambios o situaciones adversas, garantizará la terminación exitosa de cualquier expediente.
El uso de softwares de gestión como EasyLeapp Software resulta muy beneficioso para este tipo de trabajos, ya que, al estar desarrollados para esto, facilita la gestión y consecución de las diferentes tareas mediante automatismos. El hecho de que toda la información esté almacenada de forma segura y centralizada es otro gran punto a favor, la información fácilmente accesible simplifica el trabajo.
