Cada asunto que contrate el despacho supondrá la apertura, gestión, cierre definitivo y archivo de uno o más expedientes.
Para optimizar los recursos del despacho y mantener un preciso control hay que gestionar esos expedientes bajo una cuidada sistemática, es por ello que desde el nacimiento del despacho es importante la redacción del Plan de Gestión de Expedientes.
Los apartados principales que deben contener el plan son:
Organización de expedientes, seguimiento de tareas, control de hitos críticos, uso de plantillas, diseño de flujos de trabajo y el trabajo remoto.
La gestión de forma manual de los expedientes de un despacho de abogados resulta muy complicada y tediosa, no solo por el volumen de documentación que puede llegar a manejar el propio bufete, su gestoría, un banco o la propia Administración Pública, que son solo algunas de las organizaciones que habitualmente trabajan con ellos, sino por la cantidad de documentos que puede llegar a conformar un expediente.
Con la gestión tradicional, cada uno de los documentos adjuntos en el expediente deben estar numerados para evitar que en próximas consultas se modificara la sucesión de archivos, precisando que cada uno de sus documentos estuviera acompañado de su fecha de archivo y una breve descripción del contenido a modo aclaratorio.
Por si esto no representara ya una enorme cantidad de trabajo administrativo y un riesgo potencial de extravío de documentación, una vez resuelto el expediente, los documentos de apoyo tenían que ser extraídos del mismo, pero no eliminados, pues en el futuro podían guardar valor. Se requería su archivado, normalmente recurriendo a tesauros por materias.
El espacio necesario para almacenar tal cantidad de dosieres en papel, así como el coste derivado de ello, terminaba convirtiéndose en inabarcable. Ante esta complejidad burocrática y de gestión con un elevado condicionante legal y normativo, organizaciones como bufetes o gestorías han apostado por la automatización de la gestión de expedientes mediante software desarrollado a tal efecto.
¿PERO CÓMO GESTIONARLOS?
El orden de los expedientes es imprescindible, por lo que podemos de forma inicial dividirlo en dos grandes grupos:
- Documentos esenciales: son únicos y tienen valor administrativo, legal/fiscal o histórico.
- Documentos de apoyo: Actúan como enlace entre una diligencia y otra (borradores, notas internas, correos electrónicos, fotografías…). No son parte en sí del expediente y puede haber múltiples copias de ellos.
La digitalización de la gestión documental es un ingrediente imprescindible para el éxito, por ello debes tener en cuenta las siguientes acciones:
- Establece etiquetas para organizar tu materia prima, la información, con la que se construye la estrategia corporativa.
- Mejora los flujos de trabajo gracias a los cuales la información es accesible y reutilizable. Nuestra tecnología de automatización y los sistemas cloud permiten que los empleados puedan trabajar y colaborar independientemente de su ubicación.
- Aporta un plus de seguridad al guardar perfecta trazabilidad de los accesos y modificaciones, con posibilidad de incorporar diferentes políticas de seguridad con distintos privilegios de acceso en función del rol que se desempeña dentro de la organización.
- Salta de la gestión de documentos a la gestión de contenido, con mejoras desde la misma extracción de los datos. La incorporación de capacidades de aprendizaje automático, conocido como Machine Learning (ML), permite, por ejemplo, la extracción automática de atributos de facturas de proveedores y la gestión de operaciones.
- Incrementa la productividad y eficiencia. Con la inteligencia artificial, se liberan recursos humanos de tareas repetitivas para que puedan dedicarse a labores más inspiradoras y que aportan valor. Un ejemplo de ello son las búsquedas de información dentro de los datos estructurados y no estructurados de un modo absolutamente desatendido.
- Fomenta la seguridad jurídica utilizando los sistemas dotados de procesamiento del lenguaje natural que identifican automáticamente y blindan aquellos documentos que contengan datos de carácter personal, evitando infracciones propiciadas por errores humanos. Además, permiten la incorporación de la firma digital compatible con aplicaciones de visualización de PDF, pudiendo aprobarse documentos de manera remota.
BENEFICIOS EN LA AUTOMATIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE EXPEDIENTES
- Entre los múltiples beneficios que aporta la gestión de expedientes de Easyleapp, están:
- - Información más accesible. Gracias a que las soluciones de gestión de expedientes de última generación almacenan estos en la nube, el acceso a la información se ha simplificado significativamente, pudiendo hacerlo desde cualquier lugar y dispositivo y modo autoservicio.
- - Reducción de errores. La disminución de errores, tanto durante la elaboración del expediente como en los diferentes procesos de consulta, es sobresaliente, puesto que el orden de documentos es inalterable en el expediente digital. De este modo, se acaba con la posibilidad de extravío o alteración de la cronología de diligencias.
- - Trazabilidad a prueba de balas. Directamente relacionado con el punto anterior, seguir la trazabilidad no solo de cada una de las diligencias del expediente sino de las consultas, aportaciones y revisiones que se realicen resulta muy sencillo y transparente. En un único sistema se recoge y gestiona de manera centralizada todo el ciclo de vida de cada uno de los documentos que componen el expediente.
- - Mayor seguridad y protección documental. La seguridad y disponibilidad son otros dos factores clave a la hora de inclinarse por una solución de automatización de la gestión de expedientes. Además de resultar muy fácil realizar copias de seguridad como medida previsora ante caídas de sistema o desastres de otra naturaleza, el sistema blinda el acceso a los expedientes únicamente para quienes estén autorizados, dejando rastro de su paso por los archivos.
- - Ten una visión 360º del cliente. Con la implantación de un sistema de estas características es posible conseguir una visión 360º de los clientes, pues en cada uno de sus expedientes queda recogido de manera ordenada e inalterable su histórico de interacciones con la empresa, lo que deriva en la prestación de un mejor servicio y atención.
- - Trámites más ágiles y mejora en la productividad. Fruto de lo mencionado anteriormente, las compañías agilizan enormemente los trámites, disponiendo de información mucho más completa y en tiempo real, alimentando con ese mismo proceso al sistema en un círculo virtuoso.
- - Ahorro de costes. Al incremento de eficiencia operativa se suma también un significativo ahorro de costes respecto a la gestión física y manual de expedientes, tanto en términos de soporte papel como de su almacenamiento y personal dedicado a la administración.
DIGITALIZAR UN DESPACHO PASA POR PODER FIRMAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICAMENTE
Puede parecer, a simple vista, una cuestión baladí, pero poder firmar documentos electrónicamente es un elemento capital para cualquier negocio y, por lo tanto, debe ser prioritario en su estrategia de digitalización. ¿Por qué?
1. Agiliza procesos
Se acabó esperar varios días a que un cliente firme un contrato. Con el programa de firma digital y firma electrónica puede hacer en un par de minutos. Múltiples áreas de un negocio, desde la comercial a la de contabilidad, se beneficiarán de la agilización de los procesos.
2. Reduce trámites
Ahora se puede firmar un documento en un par de clics y enviar automáticamente una copia a todos los interesados. Antaño había que imprimir el documento, firmarlo y volverlo a enviar para que las demás partes emitieran su firma. Y, finalmente, repartir las copias entre todas las partes.
3. Optimiza la gestión documental
Todo queda registrado y guardado en el software. Además, el acceso a la información es rápido y sencillo.
4. Facilita la trazabilidad
Esta cuestión es clave para garantizar que no se producen modificaciones de los documentos una vez firmados.
5. Contribuye a cumplir con la protección de datos
La información personal se guarda de forma segura en el programa y se evita que algún documento se pueda perder o filtrar, como sucedía en la era analógica. Además, se puede lograr que los clientes firmen de forma sencilla el consentimiento al tratamiento de sus datos personales por parte del negocio.
6. Mejora la comunicación negocio-cliente
Con nuestra herramienta los clientes pueden recibir una copia de los documentos firmados, lo cual les permite estar plenamente informados ya no solo de la gestión documental, sino de todos los aspectos relevantes de su expediente.
7. Apuesta por la sostenibilidad
En un mundo preocupado por el cambio climático, la reducción del consumo de papel debe ser prioritaria para cualquier negocio. Al poder firmar documentos electrónicamente se elimina la necesidad del papel.
En conclusión, firmar documentos electrónicamente es, a la vez, una necesidad y una apuesta empresarial. Un paso clave en la digitalización de los negocios que permite mejorar la acción comercial, cumplir con las obligaciones legales y optimizar el funcionamiento de la organización.
Controla las tareas los tiempos y los hitos de manera automática con el software de gestión de expedientes de EasyLeapp.
