En este artículo, exploraremos el concepto de legal project management y cómo llevarlo a cabo. Desde la planificación inicial hasta la conclusión del proyecto, descubriremos cómo navegar por el complejo mundo de la gestión de proyectos legales de manera efectiva y eficiente.
Legal Project Management
El Legal Project Managment (LPM) o Gestión de Proyectos Legales consiste en aplicar métodos de gestión por proyectos al trabajo legal. Si lo pensamos bien, toda cuestión legal se puede tratar como proyecto. Un proyecto es una serie de acciones consecutivas con las que se desarrolla una idea o tarea.
Los proyectos legales, que pueden abarcar desde litigios hasta la elaboración de contratos complejos, demandan una gestión eficiente para garantizar que se cumplan los plazos, se optimicen los recursos y se alcancen los objetivos legales de manera efectiva.
Ventajas
- Mayor eficiencia: la LPM ayuda a organizar sus recursos de manera más eficiente, lo que reduce el tiempo y los costes asociados con los proyectos legales.
- Mejora en la planificación: permite una planificación más detallada y precisa de los proyectos legales, lo que ayuda a evitar retrasos y sorpresas no deseadas durante el proceso.
- Control de costes: ayuda a controlar los costes legales al establecer presupuestos claros y hacer un seguimiento de los gastos a lo largo del proyecto.
- Mayor transparencia: proporciona una mayor transparencia a los clientes al mantenerlos informados sobre el progreso del proyecto, los costes y los plazos.
- Mejora en la comunicación: facilita la comunicación entre los miembros del equipo y con los clientes, lo que reduce malentendidos y errores de comunicación.
- Mayor satisfacción del cliente: con gestión más eficiente y transparente de los proyectos, la LPM tiende a aumentar la satisfacción del cliente. Los clientes son cada vez más exigentes, quieren saber con anticipación los costes y la duración aproximada de los procesos. La LPM ayuda a cubrir estos deseos sin repercutir negativamente en la calidad del trabajo.
- Estándares de calidad: ayuda a mantener y mejorar los estándares de calidad en la prestación de servicios legales.
- Adaptabilidad: permite adaptar las metodologías y herramientas a las necesidades específicas de cada proyecto, lo que es esencial en un campo tan diverso como el derecho.
- Mayor competitividad: los despachos de abogados que usan la LPM suelen ser más competitivos en el mercado al ofrecer servicios legales más eficientes y rentables.
- Cumplimiento normativo: al aumentar el control, ayuda a garantizar el cumplimiento de regulaciones y leyes específicas relacionadas.
Gestión de proyectos con EasyLeapp Software
En EasyLeapp creemos en la gestión efectiva de proyectos por eso tenemos herramientas que te facilitarán la implementación del Legal Project Management: el Diagrama de Gantt y el Tablero Kanban.
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica utilizada en la gestión de proyectos para visualizar y programar tareas a lo largo del tiempo. Fue desarrollado por Henry L. Gantt en la década de 1910 y se ha convertido en una herramienta estándar en la planificación y seguimiento de proyectos en una variedad de industrias.
Un diagrama de Gantt muestra las tareas o actividades de un proyecto en el eje horizontal (generalmente de izquierda a derecha), mientras que el eje vertical representa el tiempo, generalmente en unidades de días, semanas o meses. Cada tarea se representa como una barra horizontal en el gráfico, cuya longitud indica la duración estimada de la tarea.
Las características clave de un diagrama de Gantt incluyen:
- Tareas: Cada tarea o actividad del proyecto se muestra en el gráfico.
- Líneas de tiempo: En el lado derecho del gráfico, se encuentra la escala de tiempo que muestra el período durante el cual se realizarán las tareas.
- Barras de tareas: Cada tarea se representa mediante una barra horizontal en la línea de tiempo. La longitud de la barra indica la duración estimada de la tarea
- Dependencias: Las relaciones de dependencia entre las tareas se pueden representar mediante líneas que conectan las barras de tareas correspondientes. Esto muestra cómo las tareas están relacionadas en términos de secuencia o dependencia.
- Hitos: Los hitos son puntos significativos en el proyecto que representan eventos importantes o logros. Se suelen marcar con símbolos específicos en el diagrama de Gantt.
- Recursos: Algunos diagramas de Gantt también pueden incluir información sobre los recursos asignados a cada tarea, lo que ayuda en la asignación de recursos y la carga de trabajo.
Tablero Kanban
Kanban es un término japonés que significa «tarjeta visual» o «tablero visual». Se trata de un sistema de gestión de procesos que se utiliza para mejorar la eficiencia y la productividad en una variedad de entornos, incluyendo la manufactura, el desarrollo de software, la gestión de proyectos y demás.
Se originó en la industria automotriz japonesa. Esta metodología fue desarrollada por el ingeniero Taiichi Ohno, específicamente en Toyota, como parte de su sistema de producción Justo a Tiempo (Just-In-Time, JIT).
El sistema Kanban utiliza tarjetas o señales visuales para representar tareas, procesos o productos en un tablero o tablero virtual. Cada tarjeta representa una unidad de trabajo o un artículo y contiene información importante, como la descripción de la tarea, la prioridad, el estado actual y más. El objetivo principal de Kanban es visualizar el flujo de trabajo y gestionarlo de manera eficiente.
Con esta metodología se consigue equilibrar el trabajo y el tiempo disponible del personal.
En EasyLeapp, usamos esta metodología para la gestión de las tareas.
La metodología Kanban se representa mediante columnas correspondientes a las diferentes etapas del trabajo. De este modo, las principales etapas son:
- Por iniciar
- En progreso
- En revisión
- Completo
En el tablero Kanban de este software de gestión, podrás editar las etapas, adaptándose así a las preferencias del proyecto en el que estés trabajando.
Dentro de cada columna, hay tarjetas Kanban que corresponden a las tareas individuales. A medida que se vayan realizando las tareas, las podrás arrastrar a través de las diferentes columnas representantes de los estados. Otra forma de ver este cambio será la de cambiar desde la tarea el estado de esta.
Este tablero permite que los equipos trabajen de forma colaborativa asignándose tareas y completando los estados de éstas. Aunque también existe la posibilidad de asignar tareas a un único responsable.
La metodología Kanban tiene una gran ventaja respecto a otras, y es que es tan flexible que la puedes implementar en cualquier fase del proyecto en el que estés trabajando, hayas empezado o no.
Pasos para gestionar un proyecto legal
Independientemente de que quieras usar una metodología específica o varias, todo proyecto debe seguir una serie de pasos en términos de gestión. Aquí tienes una guía general que puedes seguir para gestionar con éxito todos tus proyectos:
- Definición de objetivos y alcance del proyecto: antes de empezar, es crucial tener una comprensión clara de los objetivos del proyecto y los resultados esperados. Esto incluye identificar los problemas legales específicos que se deben abordar y determinar qué se espera lograr al final del proyecto.
- Formación del equipo legal: puede ser que tengas que dedicar algún tiempo a explicar a tu equipo la forma de trabajo.
- Planificación del proyecto: crea un plan de proyecto detallado que incluya los siguientes elementos:
- Cronograma: establece fechas de inicio y finalización.
- Presupuesto: establece un presupuesto que incluya costes legales, gastos de investigación, honorarios legales, etc.
- Recursos: asigna recursos humanos y materiales necesarios para el proyecto.
- Riesgos: identifica posibles riesgos legales y desarrolla estrategias para mitigarlos.
- Comunicación: define cómo se comunicará el progreso del proyecto y los resultados a todas las partes interesadas.
- Investigación y recopilación de información: investiga y recopila toda la información relevante relacionada con el proyecto. Esto puede incluir documentos legales, contratos, regulaciones, jurisprudencia…
- Evaluación legal: lleva a cabo una evaluación legal para determinar la viabilidad del proyecto y las posibles implicaciones legales. Esto puede incluir consultas con expertos legales y la elaboración de opiniones legales.
- Desarrollo de estrategias: basándote en la evaluación previa, desarrolla estrategias legales específicas para abordar los problemas identificados. Esto puede incluir la presentación de demandas, negociaciones, redacción de contratos, entre otros.
- Ejecución del proyecto: Implementa las estrategias legales definidas y realiza todas las tareas necesarias para avanzar en el proyecto.
- Gestión de riesgos y cambios: supervisa el progreso del proyecto y aborda cualquier cambio en las circunstancias o los riesgos legales que puedan surgir. Ajusta la estrategia si es necesario.
- Comunicación y documentación: mantén una comunicación constante con todas las partes interesadas y documenta todos los aspectos del proyecto, incluyendo las decisiones legales, las comunicaciones y los resultados obtenidos.
- Cierre del proyecto: una vez que se hayan alcanzado los objetivos legales y se hayan resuelto los problemas, finaliza el proyecto legal de manera adecuada, asegurándote de que todos los documentos y registros estén archivados de manera adecuada.
- Evaluación post-proyecto: realiza una revisión para evaluar el rendimiento, identificar lecciones aprendidas y oportunidades de mejora para proyectos futuros.
