Me duele reconocer que en este mundo hay dos tipos de personas: las que son organizadas de nacimiento y las que somos un poco más “dispersos”. También me duele reconocer que formo parte del segundo equipo. Este artículo va de gestión del tiempo, de eficacia y eficiencia y, sobre todo, de consejos sobre cómo debería un abogado emprendedor organizarse la agenda.
Puede parecer que, de inicio, sea bien fácil. Total, sólo se trata de comprarse o tener una agenda, ¿cierto? Pero no. Ya sabes que no. La gestión diaria es mucho más compleja que esto. Por ello, y recordando que el abogado es también un empresario, deberemos tener muy claro cómo debemos organizarnos la agenda. Comencemos.
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¿APOSTAMOS POR LA AGENDA DIGITAL O DE PAPEL?
Seguro que esta duda ya te las has planteado en varias ocasiones. Estoy convencida que siempre has buscado cuál de estas dos opciones es la más eficiente. Pues bien, ambas son correctas. No hay nada de malo en usar una agenda digital o una de papel (o en plan libreta). No obstante, deberemos reconocer cuál es el tipo de agenda que va más con nosotros.
Para comenzar te diré que si eres una persona con una memoria que funciona a ralentí, estoy convencida de que lo tuyo son las agendas en papel. Como seguramente sabrás, uno de los mejores sistemas mnemotécnicos es usar cuan más sentidos mejor para podernos acordar de las cosas. Así que, si eres cómo yo, apuntar las cosas en la agenda (el hecho de apuntar, con boli y sobre papel) nos ayuda ya no sólo a acordarnos más de aquello que apuntamos, sino que también nos permite hacer anotaciones al margen que nos pueden ayudar a ubicarnos mejor. Déjame que te dé un ejemplo personal: a menudo voy a eventos profesionales y afterworks, así que me los apunto en mi agenda tal que así “Afterwork día 5 de octubre a las 20:00hrs en Sala X”. Pero claro, esa información a veces me es insuficiente, así que suelo anotar al margen cosas cómo “recuerda hablar con ese abogado sobre aquel tema” o, incluso, me apunto el outfit que considero oportuno de llevar, cómo por ejemplo “usar tacones negros y el mono gris”.
El hecho de apuntármelo promueve que piense en ello, tanto durante la acción de querer apuntármelo tanto en el momento que efectivamente estoy usando el boli. Son unos segundos, pero te ayudan a ubicar el evento que tienes.
Por otro lado, tenemos la agenda digital, que nos facilita el trabajo, dado que apuntarnos cosas suele ser una tarea más rápida y que la puedes hacer inmediatamente des del ordenador. También, nos ayuda a añadir a más personas a nuestra agenda, cosa la cual es genialmente maravillosa. No obstante, como he comentado, se pierde esa capacidad de pensar o, incluso, se pierden esos segundos de reflexión y quizá no apuntamos notitas al margen como con la agenda física.
Sin embargo, es una cuestión de gustos. Como se ha mencionado más arriba, cualquier opción es buena, válida y optima según tu perfil tanto profesional como personal. Ya que estamos hablando de nuestra vida privada, seguro que se surge la siguiente duda:
AGENDA PROFESIONAL Y AGENDA PERSONAL. ¿JUNTAS O SEPARADAS?
Permítete un segundo de reflexión mientras lees estas líneas. ¿Tú cual crees que es la mejor opción? He escuchado a muchas personas que a esta pregunta la resuelven sin dudar y del siguiente modo: mejores agendas separadas, pues mi vida profesional es una cosa y mi vida personal es otra. Y por ello, sin duda optan por agendas separadas.
Pues en este caso, si hay opción correcta e incorrecta. La agenda personal y profesional debe ser la misma. Porque tu no eres una persona en el trabajo y fuera de él, eres una persona completa y así debe ser tu agenda. Además, el hecho de separarlas puede crear ciertos problemas de solapación tanto emocional cómo fácticamente. Con esto, me refiero a que a menudo se nos solaparán actividades. Por ejemplo, debo escribir un artículo (profesional) para las 18hrs, pero a las 18hrs también tengo un evento (personal). Con ello, teniendo la agenda conjunta me da tiempo a comprender que deberé escribir el artículo antes, puesto que a las 17hrs ya me estaré vistiendo y preparándome para el evento.
Así mismo, debemos darle importancia a nuestro que hacer emocional. Si tendré por la mañana algunos juicios, es decir, que el día anterior estaré nerviosa preparándomelos e iré cansada, intentaré dejarme la tarde libre o me pondré tareas sencillas para no saturarme mucho. De ahí que la agenda personal deba ir siempre unida a la profesional, también con nuestros sentimientos y emociones.
Incluso, y aunque parezca una tontería, las mujeres que sufrimos un síndrome premenstrual fuerte, debemos tenerlo en cuenta, pues seguramente habrá entre 2 o 3 días al mes que realmente nos encontraremos muy mal y no seremos capaces de hacer según qué actividades. Parece una nimiedad, pero os prometo que no lo es.
Y esta cuestión, sin duda nos lleva a la pregunta que seguro que te estás haciendo:
¿QUÉ DEBERÍA APUNTARME EN LA AGENDA?
Pues todo. En mi caso, mi agenda comparte espacios tanto con los juicios, con las reuniones con clientes, trabajo que debo hacer, entregas el doctorado, cuando debo ponerle la pipeta antiparásitos al perro o cuando debo pagar o emitir una factura.
La vida es una secuencia de cosas que normalmente no podemos prever. Pero, sin duda hay algunas que si. Por ello, es importante que nos apuntemos incluso las facturas que tenemos que pagar, aunque estén domiciliadas. Porque necesitamos de esta gestión económica, saber que en esa cuenta bancaria hay el dinero suficiente o que no tengamos que sufrir por un imprevisto como el típico de “oh, no había contado con que este mes me venía el seguro de responsabilidad civil”. Pues no, nos lo apuntamos absolutamente todo y así, las sorpresas de verdad serán aquellas que te haga tu pareja y no las que te lleguen a modo de mail urgente.
Parece imposible tenerlo todo bajo control, pero te prometo que con una buena gestión de agenda es más que posible. Así que seguramente ya te estás preguntando:
¿Y CÓMO PUEDO TENERLO TODO BAJO CONTROL?
Pues bien, sé que esto es complicado, pero te recomiendo que uses mi pequeño truco que me ha ido funcionando en todos mis años de universitaria-trabajadora.
La mayoría de las tareas requieren de una planificación. Es decir, si tienes un juicio el miércoles, seguro que desde el lunes ya le estarás dando vuelvas y vueltas y preparándote la vista. O quizá debas pagar una gran factura que es recurrente, como cada trimestre. O presentar los impuestos también trimestralmente. Total, que la mayoría de estas cosas requieren de una preparación previa.
Mi recomendación es que, cuando te apuntes en el calendario que el día X tienes una vista, te pongas un recordatorio la semana anterior. Así, te relajarás porque no te pillará nada desprevenido. Igual con la mayoría de las cosas que más o menos puedan ser costosas. De veras que este truquito puede cambiarte la vida.
Además, jugar con la anticipación también hace que entreguemos las cosas antes o que, si por un casual tienes que preparar una demanda y tienes un recordatorio de una semana antes, a la que tengas un hueco la semana anterior, seguro que ya comienzas a prepararla, gozando y teniendo más control sobre tu tiempo.
Y claro, esto de tener más tiempo para uno siempre es genial. Así que quizá te cuestiones si:
¿HAY ALGO MÁS QUE LA AGENDA PUEDA HACER POR MI?
Pues sí y tiene relación con la captación de clientes. Hay ciertas fechas señaladas que debemos tener en cuenta. Por ejemplo, el día de los enamorados, las vacaciones, el día del trabajador… Todas estas fechas son maravillosas para, no sólo felicitar a nuestros clientes, sino también recordarles que seguimos siendo sus abogados.
Así, si tenían en mente hacerte una consulta, seguro que se lanzan a hacértela y, como ya sabes, la mayoría de las consultas llevan a poder tener un caso.
Pero claro, debes planificarte y hacerte una guía de los días más importantes y con el tip del preaviso, recordarte a ti mismo que debes enviar esos mensajes.
Tanto si eres un Dios del orden como la persona más despistada del universo, estoy segura de que dentro de ti existe una fórmula de éxito. Pruébate con diferentes tipos de agendas, aquellas que vas arrancando el día, las que son como una libreta, las virtuales, las del calendar… Todas ellas son, sin duda, una buena opción. Lo difícil de llevar una agenda no es planificarlo todo, sino ser constante. Eso es lo más complicado.
Así que, no sientas que pierdes el tiempo escribiendo y anotándote cosas o eligiendo la mejor agenda del mercado o la que más se adecua a ti. Este tiempo de decisiones es una inversión hacia tu bienestar futuro. ¡Ah, y en convertirte en un abogado que no se le pasa una fecha!
Si te ha gustado este post y quieres leer más sobre planificación y organización de un abogado te dejamos el enlace a la guía sobre la gestión del tiempo.
