Consejos para gestionar un despacho

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Todos sabemos que el mercado privado deja mucho que desear en el mundo de la abogacía. Muchas prácticas, vulneraciones de categoría laboral, explotación en muchos sentidos… Es por ello por lo que muchos abogados decidimos emprender. Y entrecomillo el término decidir porque realmente, en la mayoría de las ocasiones, no nos queda otra opción. Si eres un valiente -o un temerario- y has decidido abrir tu despacho, aquí te encontrarás los 10 mejores consejos sobre cómo gestionar tu bufete, basados en la experiencia propia. Comencemos. 

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10 consejos para gestionar tu bufete

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 1. UNA AGENDA Y UNA LIBRETA. 

Así de simple. Este es mi método organizativo para llevar al día los casos, clientes y demás quehaceres. Reconozco que no tengo el don de la organización, así que busqué un sistema que fuera sencillo y de fácil aplicación. Obviamente, todo lo que aquí cuente se puede digitalizar, aunque yo lo sigo haciendo a mano por cuestiones propias. 

El sistema es el siguiente: otorgo a cada cliente un número (001, por ejemplo) y tiene una hoja entera en la libreta. Ahí me apunto su consulta (o consultas), porqué vía me ha enviado la documentación, qué día me ha hecho la consulta y cómo a priori se puede resolver. Y voy apuntando también el presupuesto y qué acciones voy haciendo con esta información. 

Paralelamente a lo anterior, en la agenda, me apunto los timings. Es decir, los plazos, el tiempo que me tardan en contestar la otra parte reclamada o lo que sea.  

¿Qué me he levantado por la mañana medio-zombie y no sé lo que tengo que hacer hoy? Miro la agenda, resuelvo lo urgente y, luego, me voy a la libreta a ver qué cuestiones tengo pendientes. 

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2. EN LOS CASOS DE RECLAMACIONES. 

Si eres un abogado generalista por tu cuenta, seguro que te entrarán muchos casos que son de reclamaciones de particulares hacia empresas. Hablamos del derecho al consumo o de reclamaciones monitorias. En estos casos, la experiencia vivida por el cliente es importantísima. Para que te quiten trabajo y para que puedas redactar una reclamación o demanda cortita, mi mejor consejo es que pidas al cliente que te relate los hechos por fecha y situación. 

Este tipo de trabajo al cliente le cuesta muy poco -dado que ha vivido la situación de primera mano y, por tanto, se lo sabe de memoria- y a ti te ayuda muchísimo a la hora de redactar lo que fuera. Realmente vas a poder aprovechar mucho más el tiempo.  

 

 3. CRÉATE UN HORARIO. 

Sigamos haciendo apología al orden. Repito que soy una de las personas más despistadas del universo observable así que, si eres de los míos, ya sabes que la constancia no es una de tus aptitudes. Si embargo, si ya eres ordenado, te va a ser increíblemente fácil. En mi caso particular, yo soy un ave nocturna, me encanta trabajar de noche y soy mucho más productiva por la tarde. Así que suelo dejarme las tareas más complejas para el final del día y, la atención al cliente en el inicio de este. Separa siempre la atención al cliente del redactado de escritos, pues son cosas totalmente distintas y te distraen entre ellas.  

 

4. AUTOMATÍZATE. 

Está en imperativo porque imperativamente debes hacerlo. Existen muchas tareas en el despacho que son totalmente repetitivas, aunque no quieras que sean así. Por ejemplo: la comunicación con el cliente. Invéntate siempre el mismo tipo de respuesta y saludo, así no tendrás que pensar tanto e irás mucho más rápido.  

Automatiza las respuestas de mailing. Te funcionará y te sacará tiempo. Siempre se responderá al cliente, siempre de la misma forma. Esto te generará tranquilidad y, a su vez, el ahorro en tiempo lo podrás dedicar a aquellas cuestiones que son, inevitablemente más importantes y creativas. 

 

 5. HAZTE UNA TABLA DE PRECIOS. 

Si eres de los míos que no sabes cuánto cuesta tu trabajo, no te preocupes, estamos casi todos igual. Hacer presupuestos puede ser complejo y poner un precio a tu tiempo, también. Por ello te recomiendo que hagas una tabla de precios. Hay muchas formas de hacerlo, comencemos:  

  • Puedes hacer una tabla por procedimientos. Una demanda cuesta 500 euros. Una comparecencia cuesta 200 euros. Y así, con los precios con los cuales te sientas cómodo. También puedes añadir un plus por dificultad. Para hacerlo así, sólo tienes que dejar volar tu imaginación.  
  • El famoso precio/hora. Puedes pactar contigo mismo un precio hora concreto. Por ejemplo, unos 60 euros la hora. Si tardas 3 horas en hacer una demanda, el precio de esta sería de 180 euros. Que además deberás sumar el tiempo con el cliente y la espera del envío.   
  • La libertad de cobros en la abogacía es legendaria, así que te aconsejo que en algunos casos concretos cobres a cuota litis -si tus clientes no pueden abordar una gran cantidad- o bien que hagas cobros fraccionados.  

 

 6. REFLEXIONA. 

Si, este punto es tan importante como el anterior. Párate cómo mínimo una vez al mes para pensar en tu estrategia de marketing, tus clientes, tus casos y tu trabajo. Puedes escribir tus pensamientos en una hoja de papel, siempre haciendo una lista de aquello que funciona i aquello que no… Date tiempo para descubrir qué te genera más ingresos y qué te roba más tiempo. 

Pensar, discurrir y analizar es clave para que puedas seguir avanzando de forma correcta.  

 

 7. EL MÁRKETING. 

Vives de tus clientes y esto es una realidad. Justamente por esta circunstancia te pido que seas muy cuidadoso con este punto. Para una buena gestión de un despacho es imprescindible tener una buena gestión de márketing y entenderla a la perfección. 

Saber cuando enviar mails de publicidad a tus clientes, reconocer cuándo debes sacar una campaña publicitaria, cuando escribir un artículo que te otorgue notoriedad y cuando debes dar merchandising va a convertir a tu despacho en un éxito absoluto. 

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 8. DEFINE TUS OBJETIVOS. 

Suena fácil, ¿verdad? Pues es tremendamente complicado. Te recomiendo que en cada periodo laboral de tu despacho te centres en valorar tus objetivos de inicio. Hacerte preguntas sobre tus cobros y pagos, sobre tu marca y sobre tu formación te ayudarán a centrarte. En mi caso, me di cuenta de que suelo llevar más temas que otros, así que, sin saberlo, ya me estaba comenzando a especializarme. 

 

 9. TU RED DE COLABORACIÓN. 

Si estás solo en tu despacho, me sabrás reconocer que hay muchas tareas, ya sea la presentación de impuestos o lo que fuere o, directamente, algunos temas que se te escapan. Y claro, no puedes ser un Superman del Derecho. Justamente por ello, te recomiendo que hables con compañeros de tu ciudad y alrededores, reconozcas qué se les da bien y hagas una red de colaboración.  

De esta manera, podrás seguir fidelizando clientes, que siempre seguirán acudiendo a ti en busca de asesoramiento y, a su vez, si crees que no puedes llevar el caso, lo derivarás a un compañero de confianza. 

 

10. SIGUE EN CONTACTO CON TU MUNDO. 

Seguramente este sea el consejo más difícil de realizar. Me refiero a que seas capaz de seguir yendo a eventos de abogados, que no te desvincules en ningún momento de tu Colegio Profesional y que tampoco dejes de formarte.  

Crear amistades dentro de tu mundo profesional te ayudará a gestionar dudas que tengas, podrán ayudarte con sus errores pasados y… ¡Quien sabe! ¿alguna colaboración posible? Literalmente el límite es el cielo.  

 

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Esta sólo es una pequeña lista de tips que personalmente me han funcionado. A cada uno le pueden ayudar fórmulas distintas, aunque tenemos algo en común: queremos encontrar el éxito dentro de nuestra profesión.  

Sin duda, lo más importante, es que sigas creyendo en ti. Seguramente el día a día pueda llegar a ser estresante y desbordarse en muchas ocasiones. No te preocupes: no somos médicos, no hay nada a vida o muerte, trabajamos con personas y con dinero (principalmente) así que, si necesitas desconexión, no dudes en escuchar tu cuerpo y hacer caso a esa petición.  

¿Te has quedado con ganas de más? No te pierdas este post si quieres estar al día de las novedades que surgen en el mundo del derecho.

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