NUEVOS TIEMPOS
Los nuevos esquemas flexibles de trabajo permiten disponer de la organización laboral que más interese, permitiendo una mejor conciliación de la vida laboral, familiar y personal y una reducción del estrés de los miembros del equipo.
Cada vez más firmas jurídicas optan por esta opción, lo que les supone una ventaja competitiva.
Un despacho puede disponer de magníficos planes de teletrabajo, tener una estructura adecuada y contar con una dirección involucrada en el Smart Working, pero, si no tiene establecida una adecuada política de control, la dirección no podrá verificar cuál es la situación real del trabajo, y mucho menos en tiempo real.
Por tanto, con el fin de comprobar que cada profesional de la organización está cumpliendo con sus objetivos y que lleva sus tareas al día, es sumamente importante instaurar un sistema de control y seguimiento de tareas.
No se trata de controlar la cantidad de horas que una persona trabaja, ni a qué hora entra o a qué hora sale, en los tiempos que corren eso ya no vale de mucho. Lo importante es medir el resultado ¿Está hecho? ¿Sí o no?, ¿Se hizo en la fecha prevista? ¿Sí o no?
Controlar el trabajo remoto no es un asunto difícil, es algo digital: sí o No.
Hay mucha literatura confusa que invita a implantar en las firmas jurídicas complejos KPIs para medir el tiempo total empleado en un asunto, el tiempo disponible, el operativo, el efectivo y el tiempo con calidad, para calcular la eficiencia o la efectividad total, lo cual, aparte de confundir, creará mucha frustración porque serán sistemas de medición tan complejos que morirán antes de nacer.
Todo es mucho más sencillo ¿Quién está a cargo de tal tarea? ¿Qué fecha límite tiene? ¿Está ya hecha? ¿Sí o no? Esta es la esencia del Legal Project Management, descomponer todo en micro tareas, asignarles un responsable, y una fecha de terminación, y controlar que cada persona cumpla sus pequeños objetivos a tiempo.
Una ingeniería de descomposición del trabajo en sprints que EasyLeapp facilita enormemente gracias a su método conductivo.
A, B, C DEL TELETRABAJO
Para que el teletrabajo sea efectivo es necesario que tu despacho se centre en tres pilares fundamentales:
1) La creación de una cultura basada en la dirección por objetivos, reforzada con un sistema de retribución variable y modelos de contrato específicos para el teletrabajo.
2) la instauración de un sistema de comunicación multidireccional,
3) e implantar, mediante la tecnología correcta, un seguimiento y control.
Si el despacho no cuenta con estos recursos difícilmente va a poder establecer el teletrabajo como sistema de valor.
La nueva ley de trabajo a distancia española, recoge la flexibilidad como un aspecto a pactar entre empleador y trabajador en remoto, también el derecho a la desconexión para que trabajar desde casa no se convierta en un ‘siempre conectado’, como algunos indicadores mostraban al inicio de la pandemia.
Pero la norma también recoge la necesidad de elaborar un acuerdo de teletrabajo entre ambas partes que además de horario, gastos o materiales también incluya las posibles herramientas del control que un responsable o jefe puede tener sobre sus empleados.
El empresario, antes de implantar ninguna medida para el control del teletrabajo, debe valorar si esta cumple con:
- Juicio de idoneidad, que determinará si la medida es adecuada para conseguir el objetivo propuesto.
- Juicio de necesidad, que determinará si no hay otras medidas menos invasivas para conseguir el objetivo propuesto con el mismo nivel de eficiencia.
- Juicio de proporcionalidad, para determinar si la medida es ponderada, es decir, si de su implantación se derivan más beneficios para el interés general que perjuicios sobre otros derechos en conflicto (en este caso, el derecho de control del empresario y el derecho a la intimidad del trabajador).
- Transparencia, en el sentido de que se debe informar a los trabajadores y sus representantes de las medidas de control que se van a aplicar.
CALIDAD vs CANTIDAD
Como ya sabemos en los últimos tiempos la tendencia laboral en algunos países, entre los que se encuentra España, es la de buscar la calidad de trabajo frente al cumplimiento de un horario rígido que en muchos casos es improductivo.
Es por ello, que a parte de los programas de control para el horario de tus trabajadores, es importante medir la calidad de sus tareas.
Las empresas, para asegurar el cumplimiento de los objetivos definidos para cada puesto de trabajo, pueden utilizar algunas de las siguientes formas de control.
- Encuestas de calidad. Con ellas la dirección de la empresa puede saber si el servicio se está prestando según los estándares de calidad definidos por la organización.
- Dispositivos de control de presencia del empleado o registro de la jornada. Para ello se pueden usar diferentes tipos de soluciones tecnológicas: control biométrico, fichajes en la nube, códigos de teclado individuales y aplicaciones móviles.
- Sistemas de distribución del tiempo de trabajo. Facilitan la flexibilidad de la jornada y el control del rendimiento.
- Fijación de plazos para la entrega de trabajos. Las ‘deadlines’ son una manera eficaz de controlar que las tareas se realizan en el tiempo definido por la organización, facilitando a su vez la flexibilidad horaria.
- Establecimiento de indicadores. Mediante determinados KPI o indicadores del rendimiento, se controla que los trabajadores cumplan con su trabajo de manera eficiente.
- Evaluación de la progresión laboral del trabajo remoto. Con esta evaluación se determina si el empleado mejora su productividad al tener más experiencia en su trabajo.
- Monitorización de la actividad. Mediante la implantación de un software, se controlan los tiempos de conexión a las aplicaciones, el tiempo que se dedica al trabajo, se pueden hacer capturas de la pantalla del teletrabajador cada cierto tiempo, rastrear el GPS del teléfono móvil, ver que páginas web visita o medir la rapidez con la que realizan las tareas que tienen asignadas.
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