La facturación es un componente crucial para el éxito empresarial, ya que el objetivo que aúna a todo tipo de empresa es la rentabilidad. Una contabilidad bien gestionada es uno de los aspectos clave para conseguir la ansiada rentabilidad.
El proceso tradicional de generar y emitir facturas manualmente puede consumir una cantidad significativa de tiempo y recursos. Es aquí donde entra en juego la facturación automática, una solución que está transformando la manera en que los negocios manejan sus finanzas. En este artículo, exploraremos qué es la facturación automática, por qué es importante y cómo puedes implementarla en tu despacho para mejorar la eficiencia y la rentabilidad.
¿Qué es la facturación?
La facturación es el proceso mediante el cual una empresa emite documentos que detallan los bienes entregados o los servicios prestados a un cliente, junto con el importe a pagar.
Cada factura actúa como un registro financiero esencial y tiene que cumplir con requisitos legales específicos, como incluir ciertos datos obligatorios y otros opcionales.
La facturación automática
La facturación automática, por otro lado, se refiere a la automatización de este proceso, utilizando herramientas y software especializados para generar las facturas de forma más rápida que tradicionalmente.
Este avance tecnológico, permite a los despachos automatizar la generación, envío y seguimiento de facturas de manera eficiente. Esta automatización no solo agiliza el proceso de facturación, sino que también reduce la posibilidad de errores humanos y mejora la precisión de los registros financieros.
La automatización de facturas implica una transformación en la forma en que se manejan las finanzas y se interactúa con los clientes.
Beneficios de la facturación automática
La automatización de facturas tiene múltiples beneficios para tu negocio, pero estamos seguros de que estas 5 ventajas principales te convencerán de las bondades de la facturación automática:
1. Ahorro de tiempo y recursos
Generar facturas manualmente es un proceso lento y laborioso, que consume tiempo que podrías estar invirtiendo en otras tareas que te reporten mayores beneficios. Con un sistema automatizado de facturas estos procesos tradicionalmente lentos se agilizan.
2. Menos de errores humanos
La posibilidad de cometer errores se reduce de forma drástica si existe un sistema de facturación automático implantado correctamente. Además, los errores en las facturas pueden causar problemas y malentendidos con los clientes.
4. Agilización del proceso de facturación
Podrás generar y enviar facturas automáticamente, lo que acelera el ciclo de facturación y mejora el flujo de efectivo. No tendrás facturas perdidas ni atrasadas nunca más
5. Mejora la relación con tus clientes
Generando facturas de forma rápida y eficiente que se enviarán al momento a tus clientes, además de disminuir la cantidad de errores humanos en las facturas.
Facturación automática con EasyLeapp Software
Como hemos mencionado anteriormente, para implementar procesos para automatizar la facturación es preciso trabajar con un software de facturación. EasyLeapp es un ERP o software de gestión fácil de usar que, entre otras, ofrece soluciones de facturación y automatización.
Pagos por lotes
Registra varios pagos a la vez, creando, modificando o actualizando las correspondientes facturas y documentos.
Facturas recurrentes
Hay ocasiones en las que algunos servicios se prestan de forma recurrente cada cierto tiempo. En estos casos, para no tener que volver a crear la misma factura una y otra vez, se configuran las facturas recurrentes.
Información del cliente
A la hora de introducir un cliente en la base de datos, se pueden introducir los datos de facturación de este para ahorrar tiempo en la generación de facturas futuras. Cuando hagas la factura, bastará con seleccionar el cliente y los datos se rellenarán automáticamente.
Además, haciendo clic en «Igual que la información del cliente», podrás rellenar automáticamente estos campos en el caso de que los datos de facturación sean los mismos.
Personalización de plantillas y formatos de factura
En el software de facturación podrás diseñar facturas profesionales y personalizadas que reflejen la identidad de tu despacho.
Gastos y facturas combinables
Es normal tener diferentes gastos asociados a un mismo cliente. Esto se puede facturar al cliente por separado o en una misma factura. Para facilitar este último proceso, existe la opción de aunar otros gastos y facturas en un sólo click.
Añadir artículos predefinidos
Muchos negocios prestan servicios que tienen un precio fijo. Para casos como este, puedes introducir el servicio en «artículos» con el correspondiente precio y descripción. Este proceso ahorra tiempo y simplifica el proceso y sistema de facturación.
Actualización de datos de facturación
Si necesitas cambiar cualquier aspecto sobre los datos de facturación de algún cliente, el software te ofrece la opción de cambiar también los datos en todas las facturas anteriores automáticamente. Ahorra tiempo y reduce la posibilidad de cometer errores en la facturación.
Consideraciones legales
A la hora de desarrollar tareas relacionadas con la facturación, suelen surgir dudas entorno a la legalidad de éstas y los aspectos que hay que tener en cuenta para cumplir con la normativa vigente.
Para que una factura sea válida legalmente en España, debe cumplir con una serie de requisitos legales establecidos en el artículo 6 del Reglamento de facturación.
A continuación, te explicaremos los requisitos legales más relevantes de una factura:
- Distinción de tipos de facturas: Existe una distinción entre facturas completas y facturas simplificadas (conocidas como tickets). Cada tipo tiene requisitos específicos a considerar.
- Datos de las partes: Las facturas deben contener información detallada sobre el emisor y el destinatario de la factura. Esto incluye nombres completos o razones sociales, direcciones y números de identificación fiscal (NIF).
- Numeración correlativa: Las facturas deben llevar una numeración única y correlativa. La numeración dentro de cada serie debe ser secuencial y no puede tener saltos o duplicados.
- Fecha de emisión: La fecha en que se emitió la factura es un elemento que no puede faltar en el documento.
- Descripción detallada de los productos o servicios: Cada producto o servicio debe estar claramente descrito en la factura, incluyendo detalles suficientes para determinar la base imponible del impuesto.
- Importe por unidad antes del IVA: Es necesario especificar el precio unitario de cada producto o servicio antes de aplicar el IVA.
- Desglose del IVA: La factura debe detallar el tipo de IVA aplicado a cada producto o servicio, así como la cuota tributaria correspondiente.
- Mención de exención de IVA: Si la factura está exenta de IVA, se debe hacer referencia al precepto legal o normativa que respalda dicha exención.
- Retención de IRPF: Si aplica, se debe indicar si se retiene el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
- Fecha de operaciones: En caso de que la fecha de las operaciones sea distinta de la fecha de emisión de la factura, esta debe aparecer reflejado.
- Información adicional en casos especiales: Para situaciones específicas, como «facturación por el destinatario» o «inversión del sujeto pasivo», se pueden requerir detalles adicionales en la factura.
Es importante destacar que según la normativa vigente y la reciente aprobación de la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica será obligatoria para todos los negocios a partir del 2025.
