Durante mucho tiempo, la gestión de los documentos y expedientes de cualquier empresa o despacho profesional ha consistido en métodos de almacenamiento en papel, archivadores y estanterías. Este tipo de gestión más tradicional, basada en la manipulación física de documentos y archivos consume una gran cantidad de espacio, tiempo y dinero. Además, dada su naturaleza, presenta ciertas limitaciones en cuanto a la eficiencia, el acceso a la información y el espacio físico necesario. De esta forma, la búsqueda de documentos requiere de la navegación a través de archivadores abarrotados, y la pérdida de información es algo que ocurre más de lo deseado.
Con los avances tecnológicos, estos métodos de gestión de documentos físicos quedaron atrás. La era digital dio paso a una transformación radical en cómo las organizaciones almacenan, acceden y administran sus documentos. Los expedientes electrónicos han revolucionado la forma en que interactuamos con la información.
Hoy en día existen una amplia gama de métodos y herramientas para administrar y gestionar los expedientes, que permiten operar de forma más ágil, colaborativa y sostenible. El uso de softwares específicos para este fin ha revolucionado el panorama, cubriendo necesidades y mejorando el rendimiento de las tareas de gestión y seguimiento de expedientes. Estos softwares no solo digitalizan los documentos, sino que también ofrecen funciones avanzadas de organización, búsqueda y seguimiento. La capacidad de almacenar documentos en formatos electrónicos no solo ahorra espacio físico, sino que también facilita la recuperación instantánea de información, eliminando la necesidad de explorar montones de papel.
¿Qué es la gestión de expedientes?
Empezaremos por hablar sobre lo que es realmente la gestión de expedientes.
La gestión de expedientes se refiere al proceso organizado y sistemático de crear, almacenar, seguir y administrar documentos, registros y datos relacionados con una entidad, ya sea una empresa, una organización gubernamental, un despacho profesional u otra entidad similar.
Con la implementación de una gestión de expedientes informatizada, buscamos facilitar el acceso a la información de manera eficiente, asegurando a su vez la seguridad y trazabilidad de los documentos.
Beneficos de la gestión electrónica de expedientes
Acceso rápido a la información
La búsqueda y recuperación de documentos se vuelve mucho más rápida y sencilla. Los empleados pueden acceder a la información que necesitan en cuestión de segundos, mediante sistemas de búsqueda avanzada, en lugar de tener que buscar físicamente a través de archivos y archivadores. Los sistemas de gestión electrónica permiten la indexación y etiquetado de documentos, lo que facilita la búsqueda y clasificación de información específica, incluso en grandes volúmenes de datos.
Ahorro de espacio
La gestión electrónica de expedientes elimina la necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos físicos.
Menos costes
La inversión inicial en un sistema de gestión electrónica de expedientes se compensa con los ahorros a largo plazo en costos de papel, impresión, almacenamiento y administración de documentos físicos
Reducción de errores
Los procesos que están informatizados tienen una tasa de error humano muy baja, existe poco margen para cometer fallos gracias a los controles establecidos por los programas de gestión.
Seguridad
La seguridad se hace evidente antes las diferentes medidas avanzadas de seguridad aplicadas en los softwares de gestión como filtros de acceso a la información mediante permisos a los usuarios, el seguimiento de los cambios en los expedientes o la encriptación de los datos.
Mejor colaboración
Los expedientes electrónicos pueden ser compartidos con diferentes responsables que trabajen en el mismo, ya sean del mismo o diferentes departamentos y equipos, independientemente de su ubicación física.
Trazabilidad
El seguimiento del expediente y sus diferentes actuaciones, desde su creación hasta su cierre. es esencial para trabajar en él de forma productiva. Un software de gestión efectivo te permitirá la consulta de todo lo relativo al expediente en un único lugar.
Aspectos a tener en cuenta para la gestión de expedientes
A la hora de gestionar los expedientes de tu despacho, deberás tener en cuenta ciertos elementos del proceso de gestión:
- Actuaciones: Una actuación se refiere a cualquier acción judicial que habitualmente queda registrada en documentos formales, como providencias, autos, declaraciones, emplazamientos, notificaciones y otras diligencias. Estas acciones, debidamente autorizadas, conforman una parte fundamental del proceso legal, dejando una huella documentada que es esencial para el desarrollo coherente y justo de cualquier procedimiento judicial. En el artículo «Cómo gestionar las actuaciones de un expediente«, podrás acceder a más información.
- Señalamientos: El señalamiento judicial es el acto del juez o presidente de tribunal colegiado, de fijación de día y hora de celebración de los juicios, vistas o comparecencias. (Artículo 182 LEC).
Cómo se crean y gestionan expedientes con EasyLeapp Software
Desde EasyLeapp Software ofrecemos soluciones de gestión de expedientes en una plataforma fácil de usar, además, al ser un software en la nube, podrás gestionar tus expedientes desde cualquier lugar con conexión a internet y desde cualquier dispositivo.
Toda la información está centralizada, lo que favorece el acceso y la administración eficiente de la información, además de simplificar el proceso.
A continuación, explicaremos lo fácil que es administrar expedientes si usas el software adecuado.
Es evidente que, para poder gestionar expedientes, primero hay que tener clientes, por lo que el primer paso será la creación o registro del cliente (en caso de no existir aún el cliente relacionado con el expediente en la base de datos o CRM).
Una vez el cliente esté reflejado en el software, se puede proceder a la creación del expediente. Al crearlo, deberás introducir toda la información que poseas hasta el momento que sea relevante para tu actividad, el sistema ofrece una serie de campos predeterminados para facilitar el proceso.
EasyLeapp Software permite la creación de un portal del cliente para cada cliente, en el cual podrás compartir toda la información relativa al expediente que consideres necesaria. A la hora de crear el expediente, podrás elegir qué quieres compartir en el portal haciendo clic en «Ajustes del expediente».
Además, podrás gestionar qué quieres que sea visible en cada expediente, así evitarás tener campos innecesarios que no aportan a tu trabajo. Para una mejor comunicación y colaboración, existe un sistema de notificaciones personalizables sobre las actividades realizadas en los expedientes
Una vez creado, deberás añadir tareas. Las tareas se usan para gestionar las actuaciones o sucesos del expediente. De esta forma, se podrá llevar un seguimiento del progreso del expediente y el tiempo invertido, pudiendo asegurar una correcta evolución de éste.
En expedientes más complejos, tendrás la posibilidad de marcar hitos importantes en el desarrollo del ciclo de vida del expediente. Los hitos te ayudarán a definir el proceso por el que irán pasando las diferentes actuaciones.
A medida que el expediente se va formando, puedes añadir documentos relevantes directamente al expediente o relacionarlo correos electrónicos. Además, podrás organizar los archivos en un sistema de carpetas.
En todo momento podrás acceder a la información financiera relativa al expediente en cuestión, como son propuestas, facturas, gastos o provisiones de fondo.
Estas son algunas de las funcionalidades más relevantes que resultan de gran utilidad a la hora de gestionar y seguir el desarrollo de los expedientes. Otras herramientas útiles a la hora de usar un gestor de expedientes completo son:
- Organización: EasyLeapp proporciona herramientas para organizar los expedientes de manera jerárquica de forma que se facilite la búsqueda y el acceso a la información. Puedes categorizar los expedientes por etiqueta, fecha, cliente, miembros del expediente o estado.
- Acceso controlado: puedes asignar niveles de acceso para los usuarios. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder y modificar los expedientes, lo que contribuye a la seguridad de la información y el mantenimiento de datos confidenciales.
- Búsqueda y filtrado: ante la gran cantidad de documentos que se pueden llegar a guardar en un gestor de documentos es imprescindible contar con funciones de búsqueda y filtrado de documentos.
- Seguimiento de cambios: el sistema registra los cambios realizados en los expedientes, proporcionando un registro histórico de actividad donde se reflejan las acciones realizadas.
- Comunicación: existe la posibilidad de incluir funciones de mensajería o comentarios que permitan la comunicación interna relacionada con un expediente específico.
- Flujos de trabajo: puedes tener flujos de trabajo predefinidos mediante tareas e hitos que guían los procesos específicos relacionados con los expedientes, como aprobaciones o revisiones.
- Alertas y recordatorios: el software ofrece la posibilidad de enviar alertas y recordatorios para tareas pendientes, fechas límite o eventos importantes.
- Integración con otras plataformas: EasyLeapp Software se puede integrar con otras herramientas utilizadas en el despacho, como Google calendar, Outlook u Outlook calendar.
