¿Cuáles son los procesos de un despacho?

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Seguro que te imaginas tu futuro profesional trabajando en un despacho de abogados. O, como mínimo, dentro de las prácticas obligatorias del máster de acceso te verás inmerso en el funcionamiento interno de un bufete. Y también estoy convencida de que no sabes a la perfección cómo funciona el trabajo de oficina. Así que, déjame que te cuente, grosso modo, cómo funciona.

¿Cómo funciona un despacho?

LOS EXPENDIENTES

Descubre el módulo de expedientes del software de EasyLeapp, y descubre cómo puede ayudarte a organizar los expedientes del despacho y la información de los clientes. 

Un expediente no deja de ser una carpeta, tanto física como digital, donde se incluye toda la información relativa a un cliente y a su caso concreto –puesto que podemos tener varios expedientes de un mismo cliente-. 

En esa carpeta encontraremos documentación cómo el DNI, la hoja de encargo o documento similar y documentos probatorios –en la mayoría de casos-. Además, se le juntará el acuse de recibo de documentación de la parte contraria y, lo más importante, el estado del caso. En mi experiencia suele hacerse de muchas maneras, aunque un Excel nos suele ayudar bastante. 

El Excel es ideal para llevar un control exhaustivo del estado de un caso. Cada vez que suceda algo, una contestación o documento, se añade con fecha y hecho y documento al Excel. Así de fácil. No obstante, hay despachos que usan programas informáticos especializados de control. Cada casa, sus normas, como se suele decir. 

Así mismo, el control de los expedientes es vital. Aunque sea una ardua tarea, es importante la constancia diaria del control y de cada llamada del cliente esté siempre en el mencionado expediente. De esta forma, si alguien pide la baja o no puede atender el caso, simplemente leyendo el expediente, sabrá de qué caso se trata y en qué punto está. 

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LA AGENDA

Descubre la agenda del software de EasyLeapp, y descubre todas las ventajas de tener tu agenda conectada a tu software de gestión. 

La agenda es la principal preocupación sobre la gestión de un despacho. Esta, debe poder diferenciar aquello que es urgente de aquello que es importante y lo que es prioritario. 

Lo urgente se reconoce por su necesidad, por el apremio que implica o por las consecuencias que su falta puede causar. Te contamos por qué es tan importante que conozcas las diferencias entre ambos.  

Por separado, es fácil establecer prioridades entre tareas cuando una es urgente o si de entre el conjunto de actividades a realizar existe una de mayor importancia. Las dificultades comienzan a aparecer cuando ambos conceptos se entrecruzan. 

La interpretación de lo urgente o importante dependerá de las circunstancias de cada bufete, de la política de cada departamento o área del Derecho, de la duración y complejidad de cada tareas, sus efectos, implicaciones para uno mismo y para el resto y, por supuesto, del sentido común. En términos generales, el orden de actuación podría determinarse: 

  1. Urgente e Importante: es indispensable dedicarle tiempo a estas actividades de manera prioritaria y sin demora. 
  2. Urgente pero NO Importante, tareas que habrá que tratar de delegar, en la medida de lo posible; e importante pero no urgente, actividades que habrá que aplazar, pero asegurándose de que no sea por mucho tiempo, atendiendo siempre a su prioridad. 
  3. Ni Importante Ni Urgente: estas actividades deben ser descartadas, a la espera de tener tiempo extra para resolverlas. 
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Seguro que en este punto estás pensando cómo saber qué tareas son importantes y cuales son urgentes. A veces esta confusión es más habitual de lo que sería deseable. Lo urgente requiere casi siempre nuestra atención inmediata y consigue desplazar nuestro foco de atención, presionando hasta que se lleva a cabo. El riesgo está en posponer actividades importantes por culpa de esta presión, consumir los recursos en tareas que aportan poco o nada de valor y/o agotar la energía mermando nuestra eficacia. 

Los efectos negativos relacionados con las actividades urgentes se pueden minimizar teniendo en cuenta los siguientes principios de actuación. En primer lugar, si dos tareas implican el mismo consumo temporal, ha de considerarse más urgente la que tenga la fecha límite antes. Seguidamente, cuando existen dos tareas con la misma fecha límite, la más urgente es la que requiere del uso de más tiempo para su consecución. Además, aplazar la fecha límite de una tarea implica rebajar su grado de urgencia. Así mismo, debes averiguar qué tarea es más larga de lo previsto, esto inmediatamente supone incrementar su grado de urgencia. Y, finalmente, una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente. 

Las actividades importantes pueden diferenciarse del resto porque producen resultados tangibles y se encuentran acordes con las metas y objetivos individuales, y también a nivel de organización. Pueden definirse como tareas clave. El principal riesgo asociado a estas tareas está en posponer su consecución debido a su menor grado de urgencia comparado con otras, sin embargo, actuando de esta forma se está obviando el valor que aportan. 

Para evitar este problema y saber detectar oportunidades hay que pensar de forma preventiva y aplicar las siguientes reglas: 

  • Si existen dos tareas que producen consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, ha de considerarse que ambas tienen la misma importancia. 
  • Cuando haya que establecer prioridades entre dos tareas diferentes, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla. 
  • Si las consecuencias de una actividad cambian, la importancia de la misma aumentará o se reducirá, aunque la tarea siga siendo la misma y nada haya variado. 

Quienes confunden lo importante con lo urgente, creen que todo lo urgente es importante. Normalmente se basan en las prioridades y expectativas de los demás, quizás porque nunca han analizado las suyas. En el polo opuesto se encuentran las personas que no atienden ni a lo importante ni a lo urgente. Estos individuos pierden el tiempo con actividades sin sentido y se caracterizan por falta de responsabilidad. 

Tu paso por un bufete de abogados es imprescindible si quieres acabar ejerciendo –más que nada que las prácticas del máster de acceso a la abogacía, te las obliga-. Justamente por ello es importante reconocer cómo funcionan los bufetes, cual es su gestión interna y cómo demuestran su éxito dentro y fuera del despacho. 

No obstante, cada bufete tiene su forma de funcionar distinta, aunque es necesario que nos pongamos de acuerdo en unas ciertas normas de procedimiento y que todo el despacho funcione al mismo ritmo, como un vals. Y la constancia es el pilar fundamental para que tanto la agenda como la gestión de expedientes vaya como la seda.  

 

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