¿Qué son las facturas proforma y cuando utilizarlas?

Cuando estamos desarrollando una actividad comercial y hay transacciones, es normal que surjan dudas en torno a la facturación. En este contexto, el término "factura proforma" puede parecer un tanto confuso para aquellos que no cuentan con un conocimiento profundo sobre esta temática.
factura proforma

Índice de contenidos

En este artículo vamos a explicarte todo lo que deberías saber sobre la factura proforma.

¿Qué son las facturas proforma y para qué siven?

Una factura proforma no es una “factura” como su nombre anuncia, si no un borrador de ésta. Su propósito principal es proporcionar información detallada al comprador, ya sea una persona o una empresa, acerca de las condiciones específicas bajo las cuales se llevará a cabo una operación comercial.

La factura proforma es un instrumento informativo diseñado exclusivamente para el cliente. En ella, el vendedor detalla todos los aspectos relevantes de una operación comercial que aún no se ha concretado, proporcionando información completa sobre los productos o servicios involucrados.

Es importante subrayar que una factura proforma es provisional y no representa un justificante de pago, ya que ningún pago se ha realizado aún. En esencia, este documento adelanta cómo se estructurará la factura final y asegura que ambas partes, comprador y vendedor, tengan claridad sobre los términos del acuerdo comercial.

¿Tengo que contabilizar las facturas proforma?

Al no ser fiscalmente válidas, Hacienda no las acepta bajo ningún concepto. Por lo tanto, las facturas proforma no hay que contabilizarlas.

Diferencia entre factura proforma y factura

No debes confundir la factura proforma con la factura “normal”, ya que, a pesar de su apariencia similar a una factura, es importante destacar que carece de valor fiscal o contable. Proporciona una visión detallada de los bienes o servicios, así como del precio acordado, pero no tiene implicaciones fiscales ni contables. Al no tener el mismo valor, en una factura puede omitirse algún dato sin incurrir en ningún incumplimiento legal. ¡Cuidado! Si en la factura proforma omites algún dato que por ley debe estar y luego no lo añades al emitir la factura, puedes estar cometiendo algún incumplimiento de la Ley de Facturación. Si quieres saber más sobre los requisitos de una factura, puede leer este artículo “Facturación automática: todo lo que necesitas saber para su implementación.”

Diferencia entre factura proforma y presupuesto

El presupuesto se emite al comienzo de la relación comercial, ofreciendo una visión preliminar de los costos, mientras que la factura proforma entra en juego cuando la negociación ha avanzado y se necesita una confirmación más detallada antes de proceder con la operación comercial finalmente. Ambos documentos son esenciales en el proceso de ventas, pero se utilizan en momentos diferentes y cumplen funciones distintas en la comunicación con el cliente.

Aunque ambos documentos comparten el objetivo de informar al cliente sobre el costo de un servicio o producto, difieren en el nivel de detalle y en su validez jurídica. En un presupuesto aparecerán los precios de los bienes o servicios a modo informativo para el cliente. Mientras en la factura proforma, además aparecerán más datos como las cuentas, formas de pago o costes finales.

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¿Cuándo utilizar una factura proforma?

Como hemos explicado anteriormente, la factura proforma se utiliza en una fase determinada del proceso de venta con el cliente para informarle sobre los términos de la transacción. Resulta de gran utilidad, ya que se puede presentar al cliente como borrador y, una vez aceptada, convertirse en factura. De este modo se reducen potencialmente posibles errores en las facturas.

Situaciones de uso de la factura proforma:

  • Envío de ofertas comerciales: se utiliza para enviar propuestas comerciales entre vendedores y compradores, proporcionando detalles claros sobre los productos o servicios ofrecidos.
  • Detalle de términos comerciales: permite especificar los términos y condiciones bajo los cuales se llevará a cabo la operación, ofreciendo transparencia a ambas partes involucradas.
  • Acreditación de operaciones pendientes: en situaciones en las que una operación está pendiente de realización y se espera la recepción del producto y el posterior cobro, la factura proforma sirve como registro y documentación de dicha operación.
 

En el sector del comercio internacional, la factura proforma es una pieza fundamental. En particular, en lo que respecta a la acreditación del costo de la operación ante las autoridades aduaneras o para cumplir con los requisitos previos al despacho de aduanas en operaciones de importación.

¿Cómo hacer una factura proforma?

El contenido de una factura proforma es casi idéntico al de una factura ordinaria. La principal diferencia es que se debe señalar que se trata de una factura proforma. 

  • Información Básica: incluye la información básica tanto del remitente (tú o tu empresa) como del destinatario (el cliente). Asegúrate de incluir nombres completos o nombres de empresas, direcciones, números de contacto y fechas.

  • Encabezado: En la parte superior del documento, establece claramente que se trata de una «Factura Proforma» para evitar cualquier confusión con una factura comercial. Puedes utilizar un encabezado grande y en negrita para resaltarlo.

  • Número y fecha: La factura proforma no exige numeración, pero a efectos de gestión es más fácil localizarlas y ordenarlas si llevan una numeración propia, esto dependerá de tu elección. Asigna (si quieres) un número único a la factura proforma y establece la fecha de emisión. Esto ayudará a llevar un registro ordenado de tus documentos.

  • Descripción de los productos o servicios: Enumera detalladamente los productos o servicios que planeas proporcionar. Incluye cantidades, unidades de medida, precios unitarios y totales. Si es necesario, añade notas o especificaciones adicionales para mayor claridad.

  • Términos y condiciones: Especifica claramente los términos y condiciones de la operación. Esto puede incluir plazos de entrega, formas de pago, descuentos aplicables o cualquier otra información relevante para la transacción.

  • Total a pagar: Calcula el total a pagar sumando todos los costos. Asegúrate de proporcionar una suma clara y fácilmente identificable.

  • Información de contacto: Proporciona tus datos de contacto, como dirección de correo electrónico y número de teléfono, para que el cliente pueda ponerse en contacto contigo si tiene alguna pregunta o necesita más información.

  • Notas adicionales: Si lo consideras necesario, puedes incluir notas adicionales que ayuden a aclarar cualquier aspecto importante de la transacción o que brinden información relevante adicional.

  • Firma y aprobación: Si estás enviando la factura proforma como parte de un proceso de negociación, es posible que desees incluir un espacio para que el cliente firme y apruebe los términos y condiciones. Esto puede ser especialmente útil para documentar la aceptación por parte del cliente.

  • Formato y Diseño: Utiliza un formato limpio y profesional para la factura proforma. Puedes crear una plantilla en un programa de procesamiento de texto o utilizar software de facturación en línea que ofrezca la opción de generar facturas proforma.

En la siguiente imagen puedes ver un modelo de factura proforma. 
ejemplo factura proforma

Aquí puedes descargarte una factura proforma modelo en formato pdf. 

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