Existe una gran variedad de tipos de facturas, cada una diseñada para satisfacer necesidades específicas en diferentes situaciones comerciales. Desde las facturas estándar utilizadas en la mayoría de las transacciones hasta las facturas proforma utilizadas en el comercio internacional, este artículo explorará los diferentes tipos de facturas que existen y proporcionará una comprensión más profunda de cómo funcionan en el ámbito empresarial, para que sepas cuando debes usar cada tipo.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial que refleja una transacción de compraventa de bienes o servicios entre un vendedor y un comprador. En términos simples, es un registro detallado de una transacción económica.
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Tipos de facturas en España
Factura ordinaria
La factura estándar es un documento comercial que registra una transacción de compra o venta de bienes y servicios. Este tipo de factura es el más común y se emplea con mayor frecuencia en las interacciones comerciales entre trabajadores autónomos y empresas.
Si quieres saber más sobre cómo emitir una factura ordinaria y qué información debe incluir puedes consultar este artículo: “Facturación automática: todo lo que necesitas saber para su implementación”, donde encontrarás las consideraciones legales de una factura.
Factura simplificada (ticket)
En el año 2013, la factura simplificada pasó a reemplazar lo que anteriormente conocíamos como ticket de compra. Podemos definir la factura simplificada como un comprobante de pago utilizado en la venta de productos o servicios a consumidores o usuarios finales.
Su objetivo principal es simplificar la factura ordinaria, por lo que este tipo de factura contiene menos información que una factura estándar. Es ampliamente utilizado en sectores como el comercio minorista, el transporte de personas y la hostelería.
Los datos que debe incluir una factura simplificada son:
- Nombre completo.
- Dirección de ambas partes (emisor y receptor).
- Identificación fiscal (NIF y DNI).
- Fecha de emisión de la factura y fecha de la operación.
- Número de factura y serie.
- Descripción de los bienes y servicios.
- Tipo impositivo.
- Cantidad total a pagar.
Factura proforma
Una factura proforma no es una “factura” como su nombre anuncia, si no un borrador de ésta. Su propósito principal es proporcionar información detallada al comprador, ya sea una persona o una empresa, acerca de las condiciones específicas bajo las cuales se llevará a cabo una operación comercial.
La factura proforma es un instrumento informativo diseñado exclusivamente para el cliente. En ella, el vendedor detalla todos los aspectos relevantes de una operación comercial que aún no se ha concretado, proporcionando información completa sobre los productos o servicios involucrados.
Es importante subrayar que una factura proforma es provisional y no representa un justificante de pago, ya que ningún pago se ha realizado aún. En esencia, este documento adelanta cómo se estructurará la factura final y asegura que ambas partes, comprador y vendedor, tengan claridad sobre los términos del acuerdo comercial.
En el artículo “¿Qué son las facturas proforma y cuando utilizarlas?” podrás encontrar toda la información con respecto a esta tipología de “facturas”.
Factura rectificativa
La factura rectificativa es un documento que se genera para corregir una factura previamente emitida. Las razones para realizar esta corrección pueden variar, ya sea debido a la falta de cumplimiento de requisitos legales, errores en los datos o modificaciones en las condiciones de la transacción, como descuentos, bonificaciones posteriores o devoluciones.
Entre las características clave de la factura rectificativa se encuentra la necesidad de emitirla tan pronto como se tenga conocimiento de la modificación o error, con un plazo límite de 4 años desde la fecha de emisión de la factura original.
Además de los datos estándar que se encuentran en cualquier factura, la factura rectificativa incluye los siguientes elementos:
- Datos que identifican la factura original a rectificar, como el nuevo número de serie o factura y la fecha de emisión corregida.
- Los datos que requieren corrección.
- La explicación de la razón y condición de la factura rectificativa.
- La modificación adecuada del tipo impositivo y la cuota repercutida.
Este tipo de factura desempeña un papel esencial en garantizar la precisión y la conformidad con la normativa fiscal en las transacciones comerciales.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa, como su propio nombre indica, es una herramienta que permite resumir o agrupar varias operaciones realizadas con un mismo destinatario a lo largo de un mes natural. En la mayoría de los casos, se utilizan para agrupar albaranes o presupuestos, y es esencial distinguir entre estos documentos y las facturas, ya que cada uno tiene su propósito específico.
A pesar de su naturaleza resumida, la factura recapitulativa posee el mismo valor legal que una factura ordinaria. Por lo tanto, debe cumplir con los mismos requisitos básicos de facturación, garantizando la transparencia y precisión en las transacciones comerciales.
Una característica fundamental de la factura recapitulativa es que debe mostrar el valor total de las ventas realizadas durante el mes y proporcionar una breve descripción de todas las operaciones que se están agrupando. Esta práctica facilita la contabilización de facturas relacionadas con un mismo cliente o proveedor durante un período específico, generalmente un mes.
Es importante destacar que se emiten facturas recapitulativas cuando se han generado múltiples facturas dirigidas al mismo cliente o proveedor a lo largo de un mes determinado. No es posible agrupar facturas con un período superior a un mes en una factura recapitulativa.
La condición principal para utilizar este tipo de factura es que las facturas agrupadas deben estar destinadas a la misma entidad o persona y deben estar fechadas en el mismo mes natural. La expedición de la factura recapitulativa debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente, en el caso de profesionales y empresarios, y en el último día del mes para usuarios o clientes finales.
Además de los datos obligatorios presentes en una factura estándar, las facturas recapitulativas deben incluir lo siguiente:
- Identificación: Debe quedar claro que se trata de una factura recapitulativa.
- Numeración correspondiente.
- Fecha de emisión: Esta es la fecha de la última factura emitida durante el mes en cuestión.
- Período de recapitulación.
- Mención de todas las facturas previamente emitidas que ahora se agrupan en la factura recapitulativa.
Factura electrónica
La factura electrónica es un documento comercial emitido en formato digital que registra una transacción de compraventa de bienes o servicios. Podríamos decir que representa la evolución natural de la factura en papel que se utilizaba tradicionalmente, adaptándose a los avances tecnológicos y a las necesidades del mundo empresarial actual.
La diferencia principal entre la factura en papel y la factura electrónica radica en los medios empleados para su emisión y entrega. Mientras que la factura en papel se imprime y se envía físicamente, la factura electrónica utiliza medios electrónicos y telemáticos para su emisión y transmisión. Aunque en el sector privado la factura electrónica no es obligatoria, desde el año 2015, todas las operaciones con la administración pública en España se realizan exclusivamente a través de factura electrónica. Además, con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, se prevé su obligatoriedad en el sector privado en los próximos años.
En cuanto a los datos esenciales que debe contener una factura electrónica, se incluyen:
- Numeración correlativa de la factura.
- Fecha de emisión y, si es necesario, fecha de vencimiento.
- Datos de identificación fiscal tanto del vendedor como del comprador.
- Descripción detallada de los bienes y/o servicios objeto de la transacción.
- Base imponible, tipo impositivo e importe total.
Es fundamental comprender que una factura electrónica tiene el mismo valor legal que una factura en papel y debe cumplir con todos los requisitos obligatorios de facturación. Sin embargo, hay un aspecto importante a tener en cuenta: una factura digital no necesariamente equivale a una factura electrónica. Para que la factura electrónica sea válida desde el punto de vista legal, debe estar firmada electrónicamente, lo que garantiza su autenticidad e integridad.
Para facilitar la gestión y emisión de estas facturas, es imprescindible el uso de un software de facturación.
Factura comercial
La factura comercial es un documento esencial en el ámbito de las exportaciones internacionales. Su función principal es determinar los derechos arancelarios aplicables según la naturaleza de la mercancía. Además, establece aspectos clave como el idioma, la moneda y los términos de pago para los bienes y servicios. Este documento es de carácter obligatorio y se presenta ante las autoridades aduaneras para certificar la operación económica y garantizar el cumplimiento de las regulaciones. Los elementos fundamentales que componen una factura comercial incluyen:
- Numeración de la factura.
- Número de pedido.
- Fecha de expedición.
- Valor unitario y valor total.
- Divisa y método de pago.
- Cuota tributaria repercutida.
Factura a origen
La factura a origen es una variante de la factura comercial que se utiliza especialmente en el sector de obras y construcción. Inicia como una factura original y se le agregan nuevos conceptos (productos o servicios) a medida que avanza un proyecto o trabajo. Las cantidades de las facturas previas se deducen de las nuevas para determinar los importes pagados. A pesar de estas modificaciones, los elementos esenciales de una factura a origen son los mismos que cualquier factura, incluyendo nuevos conceptos, descripciones y ajustes en la fecha.
Factura de canje
La factura de canje, también conocida como factura de sustitución, es un documento que se emite para reemplazar o complementar una factura simplificada (o ticket) previamente emitida. Este tipo de factura sirve principalmente para justificar operaciones de recuperación del IVA cuando se ha excedido el plazo. Es importante no confundirla con las facturas rectificativas, ya que son documentos diferentes. Los elementos clave que deben incluirse en una factura de canje son:
- Numeración propia.
- Referencia a la factura simplificada original.
- Fecha de la factura previa y fecha de emisión de la factura de canje.
- Declaración de procedencia de los tickets que responsabilicen al destinatario final, incluyendo copia del ticket original.
- Factura Consular: Cumpliendo con Regulaciones Internacionales
Factura consular
En el contexto de transacciones internacionales, la factura consular es un documento emitido para establecer aranceles sobre la mercancía vendida. Este documento es solicitado por las autoridades aduaneras y aduanas para determinar los impuestos a pagar sobre la mercancía en la transacción. Aunque guarda similitudes con la factura comercial, la factura consular tiene la particularidad de ser visada por el consulado del país de destino para certificar el valor, la naturaleza y el medio de envío, evitando declaraciones falsas. Los datos básicos que debe contener una factura consular son:
- Datos identificativos de las partes emisoras y receptoras.
- Descripción detallada de la mercancía.
- Lugar y fecha de emisión.
- Numeración correspondiente en la contabilidad general.
- Valor total de la mercancía antes de impuestos y aranceles.
- Tipos impositivos aplicados.
- Total del valor a pagar y método de pago.
Factura emitida por terceros
Una factura emitida por terceros es un documento mediante el cual un cliente o una tercera persona, ajena al servicio, es responsable de generar la factura correspondiente. En lugar de que la empresa emita la factura después de la venta de productos o servicios, es el cliente final quien la crea. Esta factura debe cumplir con ciertos requisitos, incluyendo que el empresario o profesional sea el emisor aunque la factura sea creada por un tercero, la contabilización en una serie específica y la inclusión del término «facturación por el destinatario.»
Factura con varios destinatarios
Cuando una factura se dirige a múltiples destinatarios, se denomina factura con varios destinatarios. Este documento se utiliza para certificar una operación de venta que involucra a dos o más clientes. Se emite para que cada parte abone su parte correspondiente del IVA. Los elementos esenciales de una factura con varios destinatarios son:
- Identificación completa de todos los destinatarios.
- Base imponible correspondiente.
- Porción de la cuota del IVA que corresponde a cada destinatario.
- Número de serie e identificación en caso de duplicado de factura.
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